Déclaration de confidentialité

Introduction

Nous sommes soumis aux prescriptions suisses et, dans la mesure où elles sont applicables, aux prescriptions internationales. En conséquence, nous respectons les principes reconnus au niveau suisse et, lorsqu’ils sont applicables, international afin de garantir la protection et la sécurité des données. La présente déclaration vous informe en particulier sur la manière dont nous collectons les données personnelles auxquelles nous avons accès par le biais de notre site web, avec quelles finalités elles sont utilisées, à qui elles sont éventuellement transmises et quels sont vos droits en relation avec le traitement de vos données personnelles.

Cette déclaration de protection des données fait partie intégrante des directives de Swiss Medical Network SA.

Qui est responsable de vos données personnelles ?

Le responsable du traitement des données au sens de la législation sur la protection des données est Swiss Medical Network SA, Route du Muids 3, 1272 Genolier, e-mail : dataprotection@swissmedical.net.

Swiss Medical Network SA détermine les finalités et les moyens du traitement de vos données personnelles et est donc responsable du traitement et de l'utilisation de vos données personnelles conformément à la présente déclaration de protection des données. Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la présente déclaration de protection des données ou le traitement de vos données personnelles, veuillez nous contacter à tout moment en envoyant un e-mail à dataprotection@swissmedical.net.

Quelles données personnelles collectons-nous et quelles sont les finalités du traitement ?

Données personnelles collectées automatiquement par le biais de l'utilisation du portail

Swiss Medical Network SA collecte et enregistre les informations que votre navigateur nous transmet automatiquement dans des "fichiers journaux du serveur" lorsque vous visitez notre site web. Les données sont collectées en raison de votre volonté et de votre intérêt à visiter notre site web et de nos intérêts légitimes à exploiter notre site web. Il peut s'agir des données suivantes :

• Type et version du navigateur Internet utilisé ;
• Systèmes informatiques utilisés ;
• URL de référence (le site web précédemment visité) ;
• Nom d'hôte de l'ordinateur qui accède à notre site ;
• Date et heure de la demande du serveur ;
• Adresse de protocole Internet (adresse IP) ;
• Quantité de données transmises ;
• Autres données et informations similaires servant à maintenir les fonctionnalités de notre site Internet ainsi que la sécurité du système.

Ces données personnelles ne sont pas recoupées avec d'autres données personnelles et sont conservées séparément des autres données personnelles éventuellement transmises par l'utilisateur. Elles sont effacées au plus tard trois mois après leur collecte.

Swiss Medical Network SA traite les données personnelles collectées automatiquement en poursuivant les finalités suivantes :

• permettre la consultation, l'exploitation et le bon fonctionnement du portail ;
• assurer la stabilité et la sécurité du système ;
• améliorer et protéger nos services ;
• à des fins statistiques, en cas d'attaque de l'infrastructure réseau sur laquelle notre site web est mis à disposition.

Données personnelles que l'utilisateur nous transmet

Swiss Medical Network SA collecte et traite les données personnelles que l'utilisateur transmet volontairement au moyen d'un formulaire en ligne directement sur le portail, par le biais de notre adresse e-mail de contact, par le biais d'éventuelles autres applications liées au portail, par téléphone ou de toute autre manière. Ces informations comprennent notamment les données personnelles suivantes :

• Noms, prénoms, adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone, date de naissance, sexe ;
• Votre communication ou votre demande.

La mise à disposition de ces données personnelles se fait expressément et volontairement. Sans ces données personnelles, nous ne serons pas en mesure de fournir les services demandés par l'utilisateur dans la qualité souhaitée, voire de les fournir tout court.

Swiss Medical Network SA traite les données personnelles que l'utilisateur nous transmet en poursuivant les finalités suivantes :

• fournir, maintenir, protéger et optimiser les services et les informations offerts ;
• communiquer avec vous et vous fournir les meilleures informations personnalisées (par exemple, sur nos produits et services) ;
• vous offrir de nouveaux services et informations et vous proposer des services et informations personnalisés susceptibles de vous intéresser ;
• se conformer aux exigences légales et/ou autres exigences réglementaires et aux directives internes ;
• établir, exercer et/ou défendre des droits légaux actuels ou potentiels, mener des enquêtes ou des procédures similaires ;
• à d'autres fins légitimes, si ce traitement était indiqué au moment de la collecte ou résultait des circonstances.

Avec qui partageons-nous vos données personnelles ?

Swiss Medical Network SA prend les mesures nécessaires pour s'assurer que seuls notre personnel autorisé et nos auxiliaires disposant des connaissances nécessaires ont accès à vos données personnelles afin d'atteindre les finalités pour lesquelles vos données personnelles ont été collectées.

Nous pouvons transmettre vos données personnelles aux catégories de destinataires possibles suivantes, conformément aux finalités et aux bases légales du traitement décrites ci-dessus, dans la mesure où cela est nécessaire pour le traitement des données prévu :

• Autres entreprises du groupe ;
• Prestataires de services qui traitent les données personnelles pour le compte et sur instruction de Swiss Medical Network SA (ci après: « sous-traitants », par exemple dans les domaines de l'informatique, de l'hébergement et du support) ;
• Clients, partenaires, fournisseurs, assurances et autres partenaires commerciaux ;
• Agences de marketing, le public, y compris les utilisateurs des sites web et des médias sociaux du groupe ;
• Organisations sectorielles, associations et autres organismes ;
• Acheteurs ou les parties intéressées par l'acquisition d'unités commerciales, d'entreprises ou d'autres parties du groupe ;
• Tribunaux, organes de conciliation, autorités chargées de l'application de la loi, autorités de surveillance, les avocats et autres parties à des procédures judiciaires en cours ou potentielles, lorsque cela est nécessaire pour se conformer à la loi ou pour établir, exercer ou défendre des droits et/ou prétentions légales.

Toutes ces catégories de destinataires peuvent à leur tour faire appel à des tiers, si bien que vos données peuvent également être accessibles par ceux-ci.

Nous sélectionnons soigneusement nos partenaires et les personnes chargées du traitement des données et ne les choisissons que si nous avons suffisamment de garanties qu'ils ont mis en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées, conformément aux exigences légales.

Nos sous-traitants ne peuvent traiter les données personnelles que sur instruction documentée de notre part. Ils sont tous soumis à des exigences de confidentialité et ne peuvent utiliser vos données personnelles que dans la mesure où cela est nécessaire pour atteindre les finalités pour lesquelles vos données personnelles ont été collectées, à moins que la loi n'en dispose autrement.

Combien de temps conservons-nous les informations vous concernant ?

En principe, les données personnelles sont effacées dès qu'elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités du traitement pour lesquelles elles ont été collectées, à moins qu'une conservation plus longue ne soit nécessaire pour se conformer aux obligations légales applicables (p. ex. obligations de conservation et de documentation), aux obligations contractuelles ou précontractuelles ou à nos intérêts légitimes (p. ex. pour faire valoir, exercer ou défendre des droits juridiques).

Sur cette base, nous traitons généralement les données personnelles en respectant les règles et obligations suivantes :

• Les données personnelles que vous nous avez transmises automatiquement en utilisant notre portail à des fins de consultation, d'exploitation et de garantie du bon fonctionnement du portail sont effacées dans un délai de trois mois.
• Les données personnelles que vous nous avez transmises dans le cadre de l'utilisation de nos services et produits proposés sur notre portail ou que vous nous avez communiquées d'une autre manière par le biais de l'adresse de contact e-mail sont en principe conservées jusqu'à ce que vous nous demandiez de les effacer, que vous révoquiez votre consentement à leur enregistrement ou que les finalités du traitement pour lesquelles elles ont été collectées aient été réalisées (par ex. une fois le traitement de votre demande terminé).
• Les données personnelles liées à un contrat (y compris les documents commerciaux et les communications), sont conservées tant que la relation contractuelle existe, puis pendant dix années supplémentaires après la fin de la relation contractuelle, sauf si (i) une obligation légale de conservation plus courte ou plus longue s'applique dans un cas particulier, (ii) la conservation est nécessaire pour des raisons de preuve ou pour une autre raison légitime selon la réglementation légale applicable.

Réseaux sociaux

Sur notre site web, vous trouverez des liens vers des réseaux sociaux. Il ne s'agit pas de plugins mis à disposition par le réseau social qui, sans que l'utilisateur ait une quelconque influence, transmettent déjà des données au fournisseur lors du chargement de la page. Les touches des réseaux sociaux ne sont que des liens vers notre présence sur le réseau concerné. Aucune donnée utilisateur n'est transmise par le site web au réseau social.

Lorsque vous cliquez sur un lien vers l'un de nos profils créés sur les réseaux sociaux, une connexion directe est établie entre votre navigateur et le serveur du réseau social concerné. Le réseau reçoit ainsi l'information que vous avez visité notre site web avec votre adresse IP et que vous avez consulté le lien. Si vous consultez un lien vers un réseau alors que vous êtes connecté à votre compte sur le réseau concerné, le contenu de notre site peut être lié à votre profil sur le réseau, ce qui signifie que le réseau peut attribuer votre visite sur notre site directement à votre compte d'utilisateur. Si vous souhaitez empêcher cela, vous devez vous déconnecter de votre compte sur le réseau concerné avant d'activer les liens correspondants. Une attribution a lieu dans tous les cas lorsque vous vous connectez au réseau concerné après avoir cliqué sur le lien.

Candidatures/recrutement

Vous pouvez nous envoyer votre candidature pour un poste dans notre groupe par e-mail, par le biais du formulaire en ligne ou via l'outil de recrutement SmartRecruiters. Toutes les données que nous recevons et traitons dans le cadre d'une candidature sont considérées comme des données de candidature. Vous fournissez toujours des données à caractère personnel telles que votre nom, votre date de naissance, votre adresse et votre numéro de téléphone.

Pourquoi traitons-nous les données de candidature ?

Nous traitons vos données afin de pouvoir mener une procédure de sélection en bonne et due forme en rapport avec le poste mis au concours. De plus, nous conservons volontiers vos dossiers de candidature dans nos archives. En effet, il arrive souvent qu'une collaboration n'aboutisse pas pour les postes mis au concours pour diverses raisons, mais que nous soyons impressionnés par vous et votre candidature et qu’on envisage une collaboration future. Dans la mesure où vous nous donnez votre accord, nous archivons votre dossier afin de pouvoir vous contacter facilement pour de futures missions au sein de notre groupe.

Nous vous garantissons que nous traitons vos données avec une attention particulière et que nous les traitons toujours conformément au cadre légal applicable. Au sein de notre groupe, vos données ne sont transmises qu'aux personnes directement concernées par votre candidature. En bref : vos données sont en sécurité chez nous !

Quelles sont les données traitées ?

Si vous postulez par exemple par e-mail, nous recevons bien sûr aussi des données à caractère personnel, comme mentionné ci-dessus. Même l'adresse e-mail fait partie des données personnelles. Seules les données pertinentes pour notre décision de vous accueillir ou non dans notre équipe sont traitées dans le cadre d'une procédure de candidature.

Les données exactes traitées dépendent principalement de l'offre d'emploi, respectivement du poste à pourvoir. La plupart du temps, il s'agit toutefois du nom, de la date de naissance, des coordonnées et des preuves de qualification. Si vous envoyez votre candidature via un formulaire en ligne, les données nous sont transmises sous forme cryptée. Si vous nous envoyez la candidature par e-mail, ce cryptage n'a pas lieu. Nous ne pouvons donc pas être tenus responsables du mode de transmission. Cependant, dès que les données sont sur nos serveurs, nous sommes responsables du traitement de vos données.

Lors d'un processus de candidature, outre les données susmentionnées, des informations relatives à votre santé ou à votre origine ethnique peuvent être demandées afin de nous permettre, ainsi qu'à vous, d'exercer les droits en matière de droit du travail, de sécurité sociale et de protection sociale, tout en respectant les obligations y afférentes. Il s'agit de données personnelles sensibles.

Voici une liste des données potentielles que nous recevons de vous et traitons :

• Nom
• Adresse de contact
• Adresse électronique
• Numéro de téléphone
• Date de naissance
• Informations ressortant de la lettre de motivation et du CV
• Preuves de qualification (par exemple certificats)
• Données personnelles sensibles (par exemple, origine ethnique, données relatives à la santé, convictions religieuses)
• Données d'utilisation (sites web visités, données d'accès, etc.)
• Métadonnées (adresse IP, informations sur l'appareil)

Combien de temps les données sont-elles conservées ?

Si nous vous accueillons dans notre groupe en tant que membre de l'équipe, vos données seront traitées ultérieurement dans le but de la relation contractuelle et le seront au moins jusqu'à la fin de la relation contractuelle. Tous les documents de candidature seront alors placés dans votre dossier de collaborateur.

Si vous n’êtes pas retenu, si vous déclinez notre offre ou si vous retirez votre candidature, nous pouvons, en raison de l'intérêt prépondérant (art. 31 LPD), conserver vos données jusqu'à 6 mois après la fin de la procédure de candidature. Passé ce délai, vos données électroniques ainsi que toutes les données des dossiers de candidature physiques seront entièrement effacées ou détruites. Nous conservons vos données afin de pouvoir répondre à d'éventuelles questions ou de pouvoir fournir des preuves de votre candidature en cas de litige. Si un litige est en cours et que nous avons encore besoin des données après les 6 premiers mois de conservation, nous ne les supprimerons que lorsqu'il n'y aura plus de raison de les conserver. S'il y a des obligations légales de conservation à respecter, nous devons en principe conserver les données plus longtemps que 6 mois.

Nous pouvons également conserver vos données plus longtemps si vous avez donné votre consentement spécifique. Nous le faisons par exemple lorsque nous pouvons envisager une collaboration future avec vous. Il est alors utile d'avoir vos données archivées afin de pouvoir facilement vous contacter. Dans ce cas, les données sont intégrées dans notre pool de candidats. Vous pouvez bien entendu révoquer à tout moment votre consentement à l'archivage prolongé de vos données. En l'absence de révocation, vos données seront supprimées au plus tard après deux ans.

Utilisation de l'outil de recrutement de SmartRecruiters

Pour le traitement de vos candidatures, nous utilisons également l'outil de candidature de SmartRecruiters. En soumettant votre candidature via Smart Recruiters, vous acceptez que vos données soient enregistrées et traitées par Smart Recruiters. Celui-ci est mis à disposition par SmartRecruiters, Inc., 225 Bush Street Suite Nr. 300, San Francisco CA 94104 (USA). Nous avons conclu avec SmartRecruiters un contrat de sous-traitance du traitement des données afin de garantir le respect des dispositions légales en matière de protection des données. Nous avons la confirmation de SmartRecruiters qu'ils empêchent, par des mesures techniques et organisationnelles, que les données personnelles soient transmises aux États-Unis. Le stockage des données se fait au sein de l'UE et le support technique est également assuré exclusivement depuis l'UE. Lors de tout transfert, les données sont également cryptées. Pour plus d'informations sur SmartRecruiters, veuillez consulter les conditions d'utilisation et la politique de confidentialité de ce fournisseur.  

Des composants du système de candidature Smart Recruiters sont intégrés à notre site web. Pendant la procédure de candidature, des informations sur le candidat sont demandées et enregistrées. En outre, tous les documents que vous soumettez dans le cadre de votre candidature sont saisis. Ces données sont enregistrées, évaluées, traitées et/ou transmises en interne exclusivement dans le cadre de votre candidature. Les données peuvent être traitées à des fins statistiques (par ex. reporting) seulement après avoir été anonymisées.

Votre consentement au traitement des données est documenté.

Service de cartographie en ligne

Sur notre site web, nous utilisons l'offre «SmartMaps» de YellowMap AG, CAS-Weg 1-5, 76131 Karlsruhe.

Cela nous permet d'afficher des cartes directement sur notre site web et de vous permettre d'utiliser la fonction de carte.

Afin de pouvoir afficher les cartes, SmartMaps utilise votre adresse IP lors de la consultation des composants SmartMaps par le navigateur. Celle-ci est conservée pendant environ 5 minutes dans la mémoire du serveur web afin de lutter contre les attaques DoS. Ensuite, elle expire et n'est ni traitée ni enregistrée d'une autre manière. YellowMap SA est destinataire des données. Celle-ci ne traite toutefois pas les données à ses propres fins, mais exclusivement sur ordre et sur instruction du service responsable.

Pour plus d'informations sur YellowMap AG, veuillez consulter la politique de confidentialité de ce fournisseur.

Utilisation de HubSpot

On utilise les services de HubSpot, fournis par HubSpot Ireland Limited (2nd Floor 30 North Wall Quay, Dublin 1, Irlande), pour le marketing et la communication. HubSpot sert surtout à gérer les coordonnées, envoyer des newsletters, héberger des formulaires et analyser les interactions des utilisateurs.

Le traitement est effectué sur des serveurs en Allemagne (hébergement dans l'UE), ce qui garantit un traitement des données conforme à la protection des données conformément aux exigences du RGPD. HubSpot agit en tant que sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD. La base légale pour l'utilisation de HubSpot est ton consentement conformément à l'art. 6, al. 1, let. a du RGPD (par exemple lors de l'inscription à la newsletter) ainsi que notre intérêt légitime à une communication client efficace et moderne conformément à l'art. 6, al. 1, let. f du RGPD. Pour plus d'infos sur le traitement des données par HubSpot, consultez :

https://legal.hubspot.com/de/privacy-policy

Pas de décisions individuelles automatisées, y compris le profilage avec effet juridique

Nous ne prenons aucune décision à votre égard qui soit exclusivement fondée sur un traitement automatisé - y compris le profilage - et qui produise des effets juridiques à votre égard ou qui vous affecte de manière significative de façon similaire.

Déclarations de confidentialité de fournisseurs tiers

Veuillez noter que si vous cliquez sur le lien d'un site web tiers (par exemple, un média social ou un autre site web), vous serez redirigé vers un site que nous ne contrôlons pas et notre déclaration de protection des données ne sera plus applicable. Votre navigation et votre interaction sur un autre site web sont soumises aux conditions d'utilisation et aux déclarations et avis de confidentialité de ces sites web tiers. En outre, nous ne pouvons pas non plus garantir l'exactitude et l'actualité de ces liens.

Nous vous recommandons de lire attentivement les conditions d'utilisation ainsi que les déclarations et avis relatifs à la protection des données des autres sites web avant de transmettre des données personnelles par le biais de notre site web. Nous ne sommes ni responsables ni garants du contenu des informations et du traitement des données de ces sites web tiers.

Quels sont vos droits ?

Vous pouvez demander à Swiss Medical Network SA, en justifiant de votre identité, si des données personnelles vous concernant sont traitées. En outre, vous avez le droit de demander la rectification, la destruction totale ou partielle ou la limitation du traitement des données personnelles vous concernant, ainsi que de vous opposer au traitement de vos données personnelles. La destruction de vos données personnelles peut avoir pour conséquence que vous ne puissiez plus utiliser nos services.

Si le traitement est fondé sur votre consentement ou sur nos intérêts légitimes, vous pouvez retirer votre consentement ou vous opposer à ce traitement à tout moment en nous contactant directement par e-mail à l'adresse dataprotection@swissmedical.net. Vous pouvez également demander   la restitution de certaines données personnelles en vue de leur transfert à une autre entité (processus désigné sous le nom de « portabilité des données »).

Toute demande à cet égard doit être adressée à Swiss Medical Network SA à l'adresse électronique suivante : dataprotection@swissmedical.net. Si des frais sont à votre charge, nous vous en informerons au préalable. 

Veuillez noter que nous nous réservons le droit de faire valoir de notre côté les restrictions prévues par la loi, par exemple si nous sommes tenus de conserver ou de traiter certaines données, si nous avons un intérêt prépondérant à le faire (dans la mesure où nous pouvons l’invoquer) ou si nous en avons besoin pour faire valoir des droits.

Si nous refusons votre demande ou si vous n'êtes pas satisfait de notre traitement, vous avez également le droit de déposer une réclamation, respectivement une plainte auprès de l'autorité compétente. L'autorité compétente est le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) à Berne (http://www.edoeb.admin.ch).

Contact

Si vous souhaitez exercer vos droits décrits dans la présente déclaration de protection des données ou si vous avez des questions ou des préoccupations à son sujet, veuillez contacter notre responsable de la protection des données.

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Route du Muids 3
1272 Genolier
dataprotection@swissmedical.net

Modifications de notre déclaration de confidentialité

Swiss Medical Network SA se réserve le droit d'adapter, de compléter et/ou de modifier d'une autre manière la présente déclaration de protection des données personnelles à tout moment et sans indication de motifs. La déclaration de protection des données personnelles en vigueur selon la publication sur le portail fait foi.

Version : 16 octobre 2023